Lebenszeichen

Da bin ich mal wieder. Ich habe hier schon lange nichts mehr geschrieben. Ich schaue lieber mal nicht auf das  Datum meines letzten Posts, sondern bekommen ich ein noch schlechteres Gewissen.

Ich kann im Moment nicht genau sagen, warum ich so lange nichts geschrieben habe. Ich habe auch nicht wirklich eine Erklärung dafür, was in den letzten Wochen und Monaten passiert ist. Irgendwann habe ich festgestellt, dass ich meinem Alltag nur noch hinterherlaufe.

Morgens zur Arbeit, gegen Abend mit dem ganzen Stress aus dem Büro im Gepäck wieder nach Hause, sich um den Haushalt gekümmert und versucht, noch die Lieblingsserien und soviel Fußball wie möglich mitzunehmen. Am nächsten Tag wieder dasselbe und so weiter. Am Wochenende habe ich dann versucht den Haushalt in den Griff zu bekommen - hatte aber auch hier das Gefühl, dass ich allen Aufgaben nur hinterherlaufe. Am Ende war dann alles nicht so, wie ich es gerne gehabt hätte, was zu noch mehr Frust führte.

Ich habe mich in der letzten Zeit sehr viel mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt. Ich habe das Buch von David Allen "Wie ich die Dinge geregelt kriege" gelesen. Dazu habe ich sehr viele Artikel auf blatternet.de, imgriff.com und im ToolBlog gelesen.

Es geht mir nicht darum, einen ganzen Tag genau auf die Minute zu verplanen. Vielmehr möchte ich, wenn ich Entscheidungen treffe, dabei auch das Gefühl haben, dass meine Entscheidungen richtig sind. Ich bin an einem Punkt angelangt, wo ich sagen würde "Ich habe keine Zeit" - für nichts: nicht zum Lesen, nicht zum Zocken, nicht zum Schreiben... Ich habe zum Thema Zeitmanagement bereits mehrere Artikel gelesen und festgestellt, dass dies völliger Quark ist. Es geht also auch darum, meine Einstellungen zu ändern.

Es ist so, dass ich mit allem unzufrieden bin, vor allen Dingen mit mir selbst.

Ich glaube, dass ich es schaffen kann, mir selbst zu helfen, indem ich schreibe. Ich will alles, was mich belastet, alle Aufgaben, alles was ich mit mir herumtrage aufschreiben, es in mein "vertrauensvolles System" einordnen und im Ergebnis wird mir dann mein System sagen, was zu tun ist und woran ich denken muss.

Bis dahin ist allerdings noch ein Stück Weg zu gehen. Momentan habe ich das Gefühl, dass ich bis jetzt sehr viele Puzzleteile zum Zeitmanagement gesammelt habe. Es ist an der Zeit, diese nun Stück für Stück zusammenzusetzen.

Was ändert sich ...

wenn ich immer wieder sage "Ich habe keine Zeit"? Zunächst einmal gar nichts. Es kommt niemand und nimmt einem von den täglichen Pflichten etwas ab, sodass man die Möglichkeit hat sich auf etewas anderes zu konzentrieren.

Ich habe hier schon lange nichts mehr geschrieben, zum einen wegen der obigen Problematik zum anderen, weil aus mir immer nur herauskam "Ich schaffe das alles nicht". Da ich selbst davon genervt war, wollte ich zunächst einmal ein paar Sachen wieder in Ordnung bringen. Stand der Dinge ist jetzt, dass mein Alltag nur noch irgendwie funktioniert. Es fehlt Struktur, Hilfe und Ordnung. Ohne Hektik und Stress geht momentan gar nichts.

Das fängt morgens schon an, wenn ich mich beeilen muss, um rechtzeitig zum Bahnhof zu kommen. Es hat nichts damit zu tun, dass ich nicht früh genug aufstehe - es muss halt alles hintereinander passen. Zug fahren ist auch nicht immer angenehm und so einfach, wie sich das die meisten vorstellen. (dazu später mehr)

Ich habe mich in der letzten Zeit viel mit David Allens "Getting Things Done" beschäftigt. Ich habe mir soweit schon mein eigenes System zusammengestellt. Aber irgendwie scheint es noch nicht richtig zu funktionieren, denn dann hätte ich nicht das Gefühl, dass mir alles zu viel ist. Irgendein Puzzleteil fehlt noch.

Vielleicht ist es die Tatsache, dass ich zu wenig schreibe (?). Ich trage anscheinend immer noch zu viele Gedanken und Gedanken an alles, was ich noch erledigen muss, mit mir herum.

Alles aufzuschreiben, was einem durch den Kopf geht und alle Aufgaben, die man erledigen muss, ist gar nicht so einfach. Manches liegt natürlich auf der Hand und ist offensichtlich. Anderes fällt einem ein, wenn man irgendwo eine Schublade öffnet oder wenn man unter der Dusche steht.

Ich stelle mir mein System wie ein großes Filtersystem vor. Ich werfe oben in einen großen Behälter alle losen Enden, welche dann einzeln durch die entsprechenden Filter fallen und schließlich in dem Behälter landen, wo sie auch hingehören.

Vielleicht sollte ich die Anordnung der einzelnen Filter noch einmal überdenken.

Ich habe mir in letzter Zeit nicht wirklich viel Mühe gegeben, mein System am Leben zu erhalten. Vielleicht ist es aber genau das, was ich tun sollte.

Da man das eigene System so einfach wie möglich halten soll, ist das kein großer Aufwand. Es ist eine Gewohnheit. Eine Gewohnheit, die darin besteht, mindestens einmal am Tag meinen blauen Ordner in die Hand zu nehmen.

Wie man Lücken füllt

Aus Wörtern werden Sätze, aus Sätzen werden Absätze, aus Absätzen werden seitenlange Texte. Es sind nicht zwingend längere zusammenhängende Zeitabschnitte notwendig, um schreiben zu können.

In unserem Alltag tun sich immer wieder Zeitlücken auf, die man durchaus mit Aufgaben oder Schreiben füllen kann. Ein paar Beispiele

- eine kurze E-Mail schreiben (3 Min.)
- den Eingangskorb leeren (5 Min.)
- einen kurzen Anruf machen (5-10 Min.)
- den Schreibtisch aufräumen (5-10 Min.)
- einen Bericht lesen (5-10 Min.)

Mit ein wenig Übung erkennt man diese Lücken und man sollte immer vorbereit sein solche Zeitlücken für sich selbst positiv zu nutzen. Gerade wenn man irgendwo warten muss, beispielsweise am Bahnhof oder im Wartezimmer beim Arzt, schont das die Nerven. Für den Fall der Fälle kann man immer etwas zu lsen, zu schreiben, Hörbücher oder Podcasts auf dem MP3-Player dabei haben.

"Der Punkt dabei ist nicht, möglichst viele Tätigkeiten in den Tag zu stopfen und ständig zu arbeiten. Aber ein Stau oder eine Verspätung können Nerven kosten, besonders wenn man sowieso genug zu tun hat. Dadurch, dass man diese Gelegenheiten für etwas sinnvolles nutzt, kommt einem die Zeit nicht einfach nur verloren vor. Hauptsache man findet ein Gleichgewicht zwischen Aktivität und Erholung".

Gleichgewicht ist ein gutes Stichtwort.

Quelle: www.imgriff.com - Wie man Lücken füllt

Wiedervorlage mit 43 Mappen

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Wiedervorlage mit 43 Mappen

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How to create and use the 43 Folder System

Wie wichtig sind Tools für GTD?

Gefunden im ToolBlog

Listen

Ein gutes Beispiel dafür, dass Getting Things Done auch etwas mit Gewohnheiten ändern und Ansichten ändern zu tun hat, sind Listen.

David Allen meint, wenn er von "Listen" spricht, nach wie vor nichts weiter als eine Zusammenstellung von Positionen, die irgendetwas gemeinsam haben.

Nachdem ich mit GTD angefangen hatte, ergaben sich lange Listen. Dies fand ich zunächst sehr erschreckend, weil sie sofort die Frage nach sich zogen "Wann soll ich das denn alles machen?" Das dürfte auch der Grund gewesen sein, warum ich - wenn überhaupt - immer nur Listen geschrieben habe, auf denen sich einige Punkte befanden; gerade so viel "dass man das auch schaffen konnte".

Wenn man allerdings seinen Blickwinkel ändert, indem man Listen nicht mehr als Verpflichtung ansieht komplett erledigt zu werden, sondern stattdessen als eine Übersicht dessen, was man noch tun möchte, bekommen Listen eine ganz andere Bedeutung.

Bei GTD geht es darum, all seine Verpflichtungen aus dem Kopf zu bekommen und in einem verlässlichen System unterzubringen. Listen halten das fest, was ich noch tun möchte - mein Unterbewusstsein muss mich also nicht ständig daran erinnern. Für mich bieten Listen eine Auswahl dessen, was ich noch machen möchte. Je nach verfügbarer Zeit und verfügbarer Energie suche ich mir das aus, was ich in dem Moment erledigen möchte. Ich habe es mir abgewöhnt, Positionen auf einer Liste nach Prioritäten zu ordnen. Ich habe festgestellt, dass dies für mich nicht funktioniert.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ich keine Zeit und Energie dafür verwenden muss, um nach einem entsprechenden To Do zu suchen.

Im Warum-Blog fand ich dazu einen passenden Eintrag "Todo-Listen sagen mir, was ich gerade nicht tun muss", welcher mit den Worten endet:

"Es geht nicht darum, alles zu erledigen, sondern zu wissen, was man gerade nicht erledigt und sich dabei gut zu fühlen!"

Das Beschriftungsgerät

Wenn ich mich mit neuen Methoden und Vorgehensweisen beschäftige, dann geht es mir bei manchen Dingen oft so, dass ich mir denke "Das brauche ich nicht. Das kann ich weglassen." Allerdings bin ich hier bereits (mal wieder) eines besseren belehrt worden.

David Allen schreibt in seinem Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege", dass man sich für die Grundausstattung eines Arbeitsplatzes ein Beschriftungsgerät kaufen soll. Hierzu schreibt er:

"Für unsere Arbeit ist dieser Apparat ein erstaunlich wichtiges Werkzeug. Tausende von Führungskräften, Berufstätigen und Hausfrauen, mit denen ich gearbeitet habe, besitzen mittlerweile ihr eigenes Beschriftungsgerät, und meine Archive sind voll mit Kommentaren von der Art: "Unglaublich - ich hätte nie gedacht, dass es so viel bringen kann!"

Mit dem Gerät ettikettieren Sie Mappen, Ordner, Rücken gebundener Schriftstücke und vieles andere.

Derzeit (während ich an dem vorliegenden Buch arbeite) empfehle ich das Beschriftungsgerät von Brother - es ist das benutzerfreundlichste. Beschaffen Sie sich das preiswerteste Modell, das auf einem Schreibtisch aufgebaut werden kann und über einen Netzadapter verfügt (so müssen Sie sich nicht um Batterien kümmern). Außerdem sollten Sie viele Etikettenbänder vorrätig haben - schwarze Lettern auf weißem (statt auf durchsichtigem) Band sind viel leichter lesbar und ermöglichen es, Ordner und Mappen, die Sie wiederverwenden wollen, neu zu etikettieren.

Es gibt auch Software und passendes Druckerpapier, um Etiketten vom Computer aus zu erstellen, aber ich persönlich ziehe ein separates Gerät vor. Wenn Sie darauf warten müssen, bis Sie Ihre Ablage oder Ihre Etikettierungen gebündelt durchführen können, werden Sie höchstwahrscheinlich zögern, Ordner für einzelne Papierbögen anzulegen, und das bringt formelle Zwänge ins Spiel, die Sie nur behindern."
(Quelle: David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege, Seite 122)

Vor einiger Zeit gab es im Supermarkt bei mir um die Ecke ein solches Beschriftungsgerät zu kaufen. Ich habe dann auch direkt zugeschlagen. Es ist von Brother das Modell "P-touch 1000".

Schon kurz nachdem ich die ersten Mappen beschriftet hatte, sah ich den Effekt: Es macht einen riesengroßen Unterschied, ob man etwas handschriftlich beschriftet oder ob man ein Beschriftungsgerät verwendet. Auch meine Ordner mit allen wichtigen Unterlagen habe ich zwischenzeitlich neu beschriftet und optisch macht das ganze schon etwas her.

Leider gabe es keine Etikettenbänder zu dem Gerät zu kaufen. Wenn man nämlich anfängt zu beschriften, kann es am Anfang zunächst einmal viel sein, was es zu beschriften gibt. Auch wenn die Kassetten nicht ganz billig sind, lohnt es sich doch.

Interessanterweise benutze ich im Büro ein ähnliches Gerät, um die Handakten zu beschriften. Auf die Idee, so ein Gerät auch für Zuhause zu benutzen, bin ich nicht gekommen.

How to make a Moleskine PDA

David Allen: Getting Things Done

How David Allen Gets Things Done

Making it all work by David Allen

2 Minute Productivity Show

Introduction to 2-Minute Productivity Show GTD



2-Minute Rule (2-Minute Productivity Show #1 GTD)



INBOX (2-Minute Productivity Show #2 GTD)



EMPTY your INBOX (2-Minute Productivity Show #3 GTD)



A life outside of E-Mail (2-Minute Productivity Show #4 GTD)



Processing E-Mail to Zero (2-Minute Productivity Show #5 GTD)



Speed-Reading Magazines (2-Minute Productivity #6 GTD)



I phone people in my car (2-Minute Productivity Show #7 GTD)



Simple E-Mail Setup (2-Minute Productivity Show #8 GTD)

Getting Things Done - Ein großes Puzzle

GTD besteht aus vielen kleinen, sehr einfachen und logischen Tricks und Hacks, von denen man in der Regel einige sowieso schon von ganz allein anwendet.

Jeder kann sich aus GTD die Tricks rausholen, die für die eigene Situation passen und relativ leicht und schnell umsetzen.

Wie bei einem Puzzle gilt es nun passende Teile zu finden und diese zusammen zu setzen. Neben den GTD-Puzzleteilen gibt es noch weitere Teile wie z. B. Aufräumen, Regelmäßigkeit, Sichtweisen, Gewohnheiten.

Es braucht Zeit und Geduld ein Puzzle zusammen zu setzen.

Prokrastination

Prokrastination

Prokrastinieren ist ein angenehmeres Wort für Aufschieben. "Cras" (morgen) ist die Wurzel des lateinischen Wortes crastinus (dem morgigen Tag zugehörig). "Prokrastinieren" (im Englischen erstmals 1588 erwähnt) bedeutet also wörtlich übersetzt: für morgen lassen. Und bis morgen kann es noch sehr lange hin sein.

Prokrastination ist nicht auf spezielle Tätigkeiten oder Aufgaben begrenzt. Im Prinzip lässt sich alles Machbare aufschieben, sogar vollkommen Unumgängliches kann man bequem unterlassen. Die Konsequenzen sind breit gefächert.

(aus "Dinge geregelt kriegen ohne einen Funken Selbstdisziplin" von Kathrin Passig & Sascha Lobo, Seite 13)

Und hier noch ein weiteres schönes Video zum Thema

Stress durch falsche Sichtweise

Wenn um einen herum alles drunter und drüber geht, macht man sich erst recht keine Gedanken darüber, warum das alles so ist wie es ist. Wenn man etwas verändern möchte, sollte man mal schauen, woher der Stress überhaupt kommt.

Der häufigste Gedanke, den man hat, wenn man unter Stress steht, ist "Ich kann das nicht schaffen. Ich habe nicht genug Zeit." Das Problem ist meist die Sichtweise: Wir sehen das ganze Projekt und fühlen uns überwältigt. Das ist klar, denn man kann keine Projekt erledigen. Man kann nur die einzelnen Schritte erledigen, die dazu führen, dass das Projekt beendet wird.

Wann immer ich denke "Wie soll ich das alles schaffen?" sollten in meinem Kopf die Alarmglocken klingen. So ein Gedanke ist ein sicherer Indikator, dass ein Projekt mehr Klarheit und Definition braucht sowie eine genaue Formulierung der nächsten, physischen Schritte außerhalb meines Kopfes.

Quelle

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte.

Quelle

Getting Things Done - Eine Linksammlung

Die folgenden Links haben mir dabei geholfen, mir über GTD einen Überblick zu verschaffen:

Sehr hilfreich sind:

auf www.imgriff.com/
GTD-Grundlagen

auf www.blatternet.ch/
Einführung in GTD (Artikelserie)

auf www.wikipedia.de/
Wikipedia: Getting Things Done

im toolblog.de/
Suchergebnisse zu Getting Things Done

Und ebenso:

Mit GTD hecheln Sie Ihren Aufgaben nie wieder hinterher

GTD in einer Nußschale

Ordnung im Kopf mit Getting Things Done

Getting Things Done - Der Anfang

Der Anfang

Weekly Review, Projekt, lose Enden, David Allen, Stress, Aufräumen, Pomodoro Methode, Organisation, Pocketmod, Inbox, ... mit diesen ganzen Namen und Begriffen beschäftige ich mich seit einigen Wochen. Es war einfach so, dass sich etwas ändern musste. Es konnte auf keinen Fall alles so wie bisher weitergehen, denn ständig musste ich feststellen, dass mir alles zuviel war. Meine Morgenseiten waren voll von "Ich habe keine Zeit.", "Ich schaffe das alles nicht.", "Wann soll ich das alles machen?" und auch "Ich kann nicht mehr.".

Alles, was ich möchte ist SCHREIBEN. Und nichts anderes. Ich musste jedoch feststellen, dass das sehr schwierig ist, wenn man den Kopf nicht frei hat und man eigentlich noch jede Menge andere Dinge erledigen müsste.

Natürlich musste es ein Sonntag Abend sein, an dem ich über YouTube einfach mal schauen wollte, was "Getting Things Done" genau ist (schließlich hat man an einem Sonntag Abend ja auch noch jede Menge Zeit zur Verfügung ...).


Was ist "Getting Things Done"?

"Getting Things Done", abgekürzt "GTD", wurde von David Allen entwickelt. Es ist ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässlichen System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, sodass er frei und bereit für den Flow-Zustand ist.


Vorgehensweise

Damit das ganze noch etwas besser funktioniert, möchte ich die nächsten Posts dazu nutzen, um mir einen besseren Überblick zu verschaffen. Ich habe mir über dieses Thema bisher noch kein Buch gekauft, sondern zunächst erst einmal Artikel gesammelt. Dabei möchte ich keineswegs eine komplett neue Übersicht über GTD schreiben. Vielmehr möchte ich einzelne Punkte herausgreifen und mir hierzu aus den verschiedenen Artikeln die Beschreibung, die Vorgehensweise und meine Gedanken dazu aufschreiben. Wie eingangs erwähnt gibt es zu GTD auch jede Menge Tools, von denen ich einige einem Langzeittest unterziehen möchte.

Das Ziel

Das kurzfristige Ziel soll sein, mein GTD-System zu verbessern, damit ich es weiterhin regelmäßig nutzen kann. Das langfristige Ziel beinhaltet das, was ich eigentlich möchte , nämlich SCHREIBEN. Und nichts anderes.